Sähköposti – ohjelmat ja käyttö

Sähköpostiohjelmat – sähköpostin käyttö ja varmuuskopiointi – kooste

Sähköposti on aika rutiininomaista. Ainakin silloin jos on tyytyväinen omaan postiohjelmaansa eikä ole vikoja. Mutta oletko varma, että sinulla on juuri itsellesi sopiva paras mahdollinen postiohjelma? Entä mitä on hyvä tietää sähköpostista yleensäkin.

Muutama vuosi sitten näkyi väitettävän, että sähköpostin suosio tulee laskemaan. Kun on paljon muitakin viestittämisen kanavia sosiaalisia medioita myöten. Mutta kehitys onkin ollut toisenlaista ja ennusteet eteenkinpäin osoittavat kasvua. Tässä pikkukuva kasvuennusteesta, klikkaa näkyväksi.

Vuonna 2019 lähetettiin maailmassa sähköposteja n. 300 biljoonaa. Se tekee n. 2,4 miljoonaa sähköpostia joka sekunti. Aika vilkasta!

Sähköposti on nykyaikainen tapa tavoittaa meidät. Sitä me tarvitsemme jos aiomme hoitaa asioita ja yhteyksiämme. Sen määrälliseen kasvuun liittyy myös asioita, jotka meidän tietolaitteiden käyttäjien kannalta eivät ole kokonaan myönteisiä. Sähköpostitse tapahtuva markkinointi sekä roskaposti kasvaa koko ajan. Meillä on kuitenkin keinomme niitäkin vastaan, siitä lisää jäljempänä.

Tässä on kooste sähköposteista ja useista niihin liittyvistä asioista. Navigoi alaotsikkojen mukaan jos etsit tiettyjä tietoja. Aloitamme sähköpostiohjelmien esittelyllä.

Sähköpostiohjelmat

On kaksi tapaa lähettää ja vastaanottaa sähköposteja: hoitaa asia palveluntarjoajan sivustolla eli käyttää webmailia. Tai sitten saada sähköpostit suoraa omaan koneeseen ja lähettää siitä. Veikkaisin, että sähköpostiohjelmia käyttää jokainen jolla on hiukankin enemmän postia tai sähköpostitilejä.

Sähköpostiohjelmia on mahdotonta asettaa paremmuusjärjestykseen. Sen tulisi olla kunkin käyttäjän tottumusten ja vaatimusten mukainen. Vastaavasti ohjelmat ovat hyvinkin erilaisia. Kun ne pitää tuoda tässäkin pöydälle jonkinlaisessa järjestyksessä, niin olen ryhmitellyt niitä lähinnä yleisen suosionsa mukaan. Parhaan joutuu kuitenkin valitsemaan viime kädessä kokeilemalla, ainakin me suomalaiset.

Ohjelmatarjontaan kannattaa tutustua, sillä monille on tullut sähköposti ehkä koneen mukana eikä sitä ole mitenkään itse päässyt vertailemaan tai arvioimaan. Mitä jos olisikin jokin minulle paremmin sopiva?

Aikaisemmasta Vistan sähköpostista kehitetty Windows Mail oli Windows 8.1:ssä suoranainen katastrofi. Saman jälkeläinen on tullut Windows 10 päivitysasennusten mukana. Seuraavassa ei näitä Windowsin omia softia käsitellä koska kaikki esitellyt ovat monipuolisempia ja sujuvampia kuin nämä.

Mozilla Thunderbird

Sähköpostiohjelmien kunkku on epäilemättä Thunderbird. Se on maailmalaajuisesti suosittu, myös meillä Suomessa. Helppo tehdä tiliasetukset ja helppo käyttää, kalenteri, roskapostisuodatus, osoitteiden siirtoapu, RSS-lukija. Windowsiin, Maciin ja Linuxiin. Suomenkielinen ja suomen kielen oikoluku. Monipuolisuudessa ykkönen siksi, että käytettävissä on yli 1000 siihen sopivaa lisäkettä. Niitä pääsee tutkimaan ->tästä.

Thunderbirdin käyttö vinkkeineen on esitelty tarkemmin ->täällä.

Mozilla Thunderbird tiedot ja lataus

Windows Live Mail

Sujuva ja kätevä. Asennettavissa rajaton määrä tilejä. Kalenteri ja RSS. Integroituu Windowsiin. Kuvien helppo lähetys myös pilvipalvelua käyttämällä. Suomenkielinen ja suomen kielen oikoluku.

LISÄYS

Windows Live Mailin tuki on päättynyt 10.1.2017. Sitä ei voi enää ladata. Vanhat lataukset toimivat, mutta muuttuvat päivittämättöminä ajan mittaan koneissa oleviksi tietoturva-aukoiksi.

Opera Mail

Opera Mail kuului aikoinaan osana Opera selaimeen. Se osoittautui aivan nappiin osuneeksi sähköpostiohjelmaksi. Sitä kehitettiin edelleen ja irrotettiin omaksi kokonaisuudekseen. Niin se levisi yhtenä parhaista maailmanlaajuiseen käyttöön. Kevyt, käy vanhoihinkin koneisiin. Windowsiin, Maciin ja Linuxiin. Hyvät suomenkieliset ohjesivut. Suomenkielinen ja oikoluku, RSS-luku.

Opera Mail tiedot ja lataus

Sitten siirrytään ryhmään, jossa on nimenomaan suomalaisessa käytössä edellisiin nähden hiukan vähemmän ominaisuuksia. Pitää ainakin tyytyä englanninkieliseen ohjeistukseen ja käyttöliittymään. Joillakin on maksullinen pääversio, josta maksuton on riisuttu versio. Tällaisia voi tutkia:

Pegasus Mail

IncrediMail

Inky

eM Client

Zimbra

Sähköpostipalvelut

Sähköpostin palveluita postilaatikkoineen on käytettävissä varsin monelta taholta. Käyttäjiä on nettioperaattorien sähköpostipalveluilla, joita saa nettiyhteydestä maksamalla. Muita yleisiä ovat yhteisöjen ja firmojen kautta satavat sekä muut nettisivustoihin liittyvät sähköpostipalvelut. Entä sitten maksuttomat muut vaihtoehdot?

Niistä tunnetuin ja meilläkin yleisin on Gmail. Varmatoiminen ja hyvin ohjeistettu.

Muut kautta maailman tunnetut ovat Microsoftin Hotmail

ja Yahoo Mail

Sähköpostiosoitteiden siirto ja varmuuskopiointi

Sähköpostien osoitetietoja voidaan tuoda toisista koneista tai sähköposteista käyttämällä .csv -muotoa. Jos siirretään .vcf -muotoisia, niin se siirtää vain yhden kerrallaan.

Koneessa olevat sähköpostit on kopioitavissa eri tavoin.

Tässä tarkempia ohjeita Mozilla Thunderbirdin kohdalla.

Gmailin sähköpostien siirto toisista tileistä gmailiin.

Sähköpostit voidaan varmuuskopioida sitä varten kehitetyillä ohjelmilla. Tässä siihen erikoistunut softa KLS Mail Backup.

Sähköpostien ryhmälähetys

Käyttäjillä voi olla jotakin epäselvää sähköpostien lähettämisestä ryhmälle. Epätietoisuutta on herättänyt varsinkin kysymys, kopion/piilokopion lähettämisen turvallisuudesta.

Ryhmälle lähetetään sähköpostia kirjoittamalla tai kopioimalla sähköpostiosoitteet kohtaan Kopio tai Piilokopio. Osoitteet erotetaan tosistaan puolipisteellä (;). Riippuu sähköpostiohjelmasta, miten suurelle ryhmälle se pystyy kerralla lähettämään, yleensä varsin suurillekin. Ryhmiä voi koostaa valmiiksi sähköpostin osoitteistoon tai jonnekin tekstitiedostoksi.

Jos osoitteet kirjoitetaan kohtaan Kopio, niin kaikki vastaanottajat saavat viestin ohella osoiteluettelon, tai ainakin sähköpostin osoitteiston tekemän nimilistan. Jos vastaanottajat kopioidaan kohtaan Piilokopio, niin mukana ei tule saajien listausta. Tämä on herättänyt kysymyksen, eikö ole vaarallista lähettää Kopiona, eikö se aiheuta roskapostia ja ties mitä?

Nyt on kysymys lähinnä siitä, miten luotettava joukko on vastaanottajien ryhmä. Jos ei tiedä kannattaa lähettää Piilokopiona. Jos he eivät jakele osoitteita edelleen tai käytä niitä väärin, niin Kopiona lähettäminen ei ole sen turvattomampaa kuin muukaan sähköposti. Joskus on lisäksi tarpeen, että jakelu nähdään. Windows Live Mailissa on lisäksi säätö; Piilota kopioin ja piilokopion saajat. Roskapostien lähettäjille osoitteita joutuu aivan eri kanavista. Ja niistä tässä enemmän:

Roskapostin estäminen

Olisipa hienoa, että olisi jokin 100% mahdollisuus roskapostin estämiseen. Aivan sellaiseen ei vielä nykytekniikalla päästä, mutta aika hyviin tuloksiin kyllä. Se vaatii vain hiukan tietoa, huolenpitoa ja toimenpiteitä.

Useimmissa sähköpostiohjelmissa on roskapostisuodatin. Se on myös tavalla tai toisella oppiva. Eli se oppii käyttäjän roskapostin käsittelytavasta, mikä on spammia ja mikä ei. Siihen sisältyy usein myös uusien postitusten esto roskapostittajien osoitteista ja roskapostiksi turhaan epäiltyjen palautus. Roskapostisuodatus on myös esim. Google mailissa. Tässä vielä siitä lisää.

Tärkeitä keinoja ovat myös sen ennalta estäminen:

Ei sähköpostiosoitetta näkyviin mihinkään netissä
Käytä useampia sähköpostiosoitteita, joista jokin nettikäyttöön jne. Muuta se jos liikaa roskapostia alkaa tulla.

Roskapostia ja sen estämistä on käsitelty sivustolla tarkemmin -> täällä.

Estokeinoja ja suodatuksia on monenlaisia ja joissakin niistä voi olla epävarmuustekijöitä. Suhtaudu varauksella sellaisiin, joissa käytetään jotakin muuta nettiosoitetta, minkä kautta posti kierrätetään. Jos tällaisiin palvelimiin tulee vikaa, niin koko sähköpostisi estyy. Näiden palvelimet eivät ole toimintavarmuudeltaan tunnetuimpien sähköpostipalvelujen luokkaa. En saa liioin makua ulkomailla käytettyihin ns. tilapäisiin sähköpostisotteisiin, jotka on tarkoitus muuttaa uudeksi jos roskapostia alkaa tulla. Lisäksi niiden oudot osoitteet eivät meillä mahdollisesti kelpaakaan joka paikkaan.

Sähköpostin salaus

Jos sähköpostiliikenteemme on ”normaalia”, emmekä ole julkisuuden henkilöitä tai viranomaisia, niin sähköpostit lähetetään yleensä tavallisella eli suojaamattomalla yhteydellä ja salaamattomina. Jos haluaa käyttää suojattua yhteyttä, niin se määritetään postiliikenteen yhteysasetuksissa. Ohjeet saa sähköpostipalvelun tarjoajalta.

Lisäksi sähköpostit tai niiden liitteet voidaan salata käyttämällä erillistä salausohjelmaa. Sama salaus-purkuohjelma on oltava myös vastaanottajalla. Tässä yksi tällainen maksuton salausohjelma; GentleGPG.

Salaukset – muodossa tai toisessa – hiukan viivyttävät ja tuovat lisätyötä sähköpostien hoitamiseen joten niitä käytetään vain tositarpeeseen.

Salausta netissä ja myös sähköpostin salausta on esitelty tarkemmin täällä -> Salaus – mitä se on ja mihin sitä tarvitaan.

Älä kuormita sähköpostia turhaan

Sähköpostiin on kätevä vastata klikkaamalla Vastaa painiketta. Silloin aukeaa saamasi viesti ja sen alkuun kirjoitetaan uusi. Saadun postin näyttäminen on helppoa ja joskus myös aivan välttämätöntä, esim. virallisissa yhteyksissä, kirjelmissä ja jokin prosessin edetessä.

Sen sijaan ei kannata olla niin kovasti mieltynyt näyttämään ja näkemään jo nähtyjä meilejä yhä uudelleen. Vastatessa sähköpostiin vahan/vanhat saa pois aivan helposti ja nopeasti maalaamalla hiirellä ja painamalla Delete. Tällä helpolla tavalla estetään turha sähköpostien kierrätys verkossa ja koneissa. Tietysti, jos saamassasi vanhassa postissa on asioita, joita käsittelet myös uudessa, niin jätä silloin. Mutta jos niitäkin tavallisessa yhteydenpidossa kertyy siihen useampia saapuneita ja lähteneitä, niin pyyhi toki pois. Ei niitä enää kukaan lue. Ole huomaavainen itseäsi ja muita kohtaan. Tietysti puhtaan lähtökohdan saa aina jos vastaa käyttämällä osoitekirjassa olevaa osoitetta.

Sähköpostin viat

Sähköpostin vikoja on käsitelty tarkemmin -> täällä.

Tavallisimmat viat ovat:

Tilapäiset katkokset sähköpostipalvelun puolella, varsinkin pienehköjen palveluntuottajien kohdalla.
Tilapäiset katkokset nettiyhteydessä
Käyttäjän virheet: väärä osoite, viestin liian suuri sisältö jne
Virheelliset tiliasetukset. Huomaa, että sähköpostin ylimääräinen salasanan kysely ja sen toimimattomuus ei yleensä merkitse väärää salasanaa, vaan muuta vikaa yhteydessä.
Pitempiaikaiset tai toistuvat häiriöt nettiyhteydessä. Tarkemmin -> täällä.
Sähköpostilaatikko on täynnä. Posteja voi hakea ja poistaa käyttämällä webmailia.
Sähköpostilaatikko on lukkiutunut. Tarkemmin -> täällä.
Sähköpostiohjelma tai jokin sen toiminto ei toimi. Korjaus kuten muillakin ohjelmilla; uudelleen asennus. Ohjelmasta riippuen säilyvät uudelleen asennuksessa asetukset ja postit.
Sähköpostitili ei toimi tai ei asennu. Tarkemmin -> täällä.